Blog Post
ZUGFeRD und XRechnung ...
Jens Pittasch • Feb. 05, 2021
... viele Unternehmer sind unvorbereitet.
Nein, neu ist das Thema nicht.
Ja, unvorbereitet sind viele Betriebe trotzdem.
Es hilft nichts, über die immer gleiche Ursache zu sprechen, aus der heraus es Unternehmer unterlassen, Bekanntmachungen und Hinweise auf bevorstehende Änderungen und neue Pflichten zu verdrängen (das Tagesgeschäft).
Nun braucht es schnelle und gute Lösungen.
Erst als ihre Abrechnungen von Auftraggebern der Öffentlichen Hand abgelehnt wurden erinnerten sich die Chefs der teils garnicht so kleinen und mittelständischen Betriebe an die Begriffe ZUGFeRD
und XRechnung.
Beides sind digitale Rechnungsformate. Schon, dass es zwei sind, bringt die meisten Anwender zur Verzweiflung.
Erfährt man dann, dass beide ein und demselben Standard entsprechen (der Norm EN 16931), jedoch in mehr als 20 Kriterien abweichen, weiß man wieder, wo man sich gerade verirrt hat: in europäischer und deutscher Bürokratie und Uneinheitlichkeit. - Auch diese Erkenntnis hilft nicht weiter. Sie, als Unternehmer, müssen mit den Folgen leben und die Standards schnellstens unterstützen.
Zwar zunächst nur, wenn Sie Rechnungen an Einrichtungen des Bundes legen - doch gehen Sie davon aus, dass andere öffentliche Auftraggeber und auch die Privatwirtschaft schnell nachziehen. Die Vorteile der eRechnungen (um noch einen Begriff einzuführen) sind einfach für alle Seiten (ja, auch für Ihr Unternehmen) zu deutlich.
Erfährt man dann, dass beide ein und demselben Standard entsprechen (der Norm EN 16931), jedoch in mehr als 20 Kriterien abweichen, weiß man wieder, wo man sich gerade verirrt hat: in europäischer und deutscher Bürokratie und Uneinheitlichkeit. - Auch diese Erkenntnis hilft nicht weiter. Sie, als Unternehmer, müssen mit den Folgen leben und die Standards schnellstens unterstützen.
Zwar zunächst nur, wenn Sie Rechnungen an Einrichtungen des Bundes legen - doch gehen Sie davon aus, dass andere öffentliche Auftraggeber und auch die Privatwirtschaft schnell nachziehen. Die Vorteile der eRechnungen (um noch einen Begriff einzuführen) sind einfach für alle Seiten (ja, auch für Ihr Unternehmen) zu deutlich.
Wir empfehlen derzeit, zumindest das Format XRechnung
schnellstmöglich zu bedienen.
Was heißt das in der Praxis?
Idealerweise hat der Software-Lieferant Ihres Warenwirtschafts-/ERP-Systems rechtzeitig reagiert und den Standard bereits realisiert.
Für viele der gebräuchlichen Lösungen trifft das zu, setzt jedoch voraus, dass Sie entweder einen (automatischen) Bezug von Programm-Aktualisierungen vereinbart haben (Software-Pflegeverträge, Update-Vereinbarungen) oder sich selbst darum kümmern, die neuesten Versionen zu beziehen und zu installieren. Leider trifft das für viele Unternehmen nicht zu.
Gegenteilig melden sich zunehmend Betriebe bei uns, die auf Pflegeverträge verzichtet haben und deren Bestandsprogramme die Installation von Updates oder die Ergänzung von Funktionen nicht (mehr) bieten.
Ein zentrales System, wie es ein Auftragswesen darstellt, löst man jedoch auch nicht mal nebenbei ab.
Nur für diesen Fall - und bitte unbedingt als Übergangslösung zu verstehen
- können Sie Rechnungen in speziellen Online-Portalen manuell erfassen: Rechnungseingangsplattformen ZRE
und OZG-RE.
Da dies ein sehr aufwendiger und fehleranfälliger Vorgang mit mehreren Fallstricken ist, raten wir:
Melden Sie sich unmittelbar bei uns, um den für Ihr Unternehmen bestmöglichen, dauerhaften Weg zu elektronischen Rechnungen und generell zu einer zukunftsoffenen IT-Landschaft zu finden!
weiterführende Informationen:
- "XRechnung und ZUGFeRD", sehr gute Zusammenfassung der Deutschen Handwerks Zeitung
- "Was ist ZUGFeRD", Informationen des Forum elektronische Rechnung Deutschland
- "Die E-Rechnung in der Bundesverwaltung", Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung
Quellennachweis: siehe Links dieses Beitrages
Grafik: P.I.S.A. Projekt, Jens Pittasch
Grafik: P.I.S.A. Projekt, Jens Pittasch